Opret en rapport med Access

Rapporterne giver dig mulighed for at organisere og behandle indholdet af tabeller og forespørgsler generelt for at lave en udskrift af resultater.

I denne artikel vil jeg forsøge at guide dig, skridt for skridt i den procedure, der er nødvendige for at oprette en rapport ved hjælp af MS Access 2007, trinene, kan dog betragtes som gyldige for tidligere versioner af Office datababse pakke.

Efter åbning af databasen, og derefter vælge fanen Opret i rapporterne gruppen, skal du klikke guiden Rapport:

I det vindue, der vises, må vi vælge fra en drop down menu, datakilden, som enten kan være en forespørgsel bord.
I mit tilfælde har jeg besluttet at oprette en rapport for mit bord "medarbejdere". Hvis vi havde indgået en forespørgsel (som du skal oprette følgende procedeura nødvendigt) ville resultatet have været det samme.

Nu, er dukket op i de områder, der udgør tabellen, skal du vælge, hvem vi ønsker at inkludere i vores rapport.
For at gøre dette, skal du blot klikke på pilene> og <, som gør det muligt for dig at tilføje eller fjerne et felt ad gangen, kan du klikke på pilene i aletrnativa>> og <<for at tilføje eller slette alle felterne.

Fanen rækkefølgen af ​​felter i den højre kolonne bestemmer standard rækkefølge, som vises i rapporten.

Hvis du klikker på "Afslut" guiden vil producere rapporten. Men du kan forfine processen yderligere ved at indstille præferencer. I dette tilfælde skal du klikke på "Næste". De næste skridt i guiden vil give os mulighed for at:

• Vælg den sammenslutning niveauer
  Denne indstilling giver dig mulighed for at oprette grupper af poster (for eksempel, kan du gruppere på grundlag af den hypotetiske diepndenti den "Employment status"), forbedring displayet orden, dette valg er særlig effektiv i tilstedeværelsen af ​​store mængder data.
• Vælg en sorteringsrækkefølge felt
  Rapporten kan bestilles på grundlag af at vælge "stigende" eller "faldende" for op til fire felter. I tilfælde af at en af de markerede felter er et område af numerisk type, vises på Resume knappen Indstillinger. Hvis du klikker på en yderligere vindue vil komme frem hvor du kan sæt af matematiske operationer (Sum, Gennemsnit, Min og Max) på det valgte felt.
• Indstil det ønskede layout (lodret, tabelform eller berettiget)
• Vælg den grafiske stil til udskrivning

• gemme den oprettede rapport.

På dette punkt kan vi se et eksempel på rapporten.

Hvis resultatet ikke var tilfredsstillende, kan du redigere rapporten skabt ved at indstille tilstanden udsigt.

På denne måde er vores rapport præsenteres som en side, som du kan indsætte titler, tekstfelter, ændre udseende og ved at vælge mellem en række skabeloner i MS Office, eller ved at sætte de nye parametre.

Ud over eventuelle ændringer allerede beskrevet, er det vigtigt at bemærke, at i trævisningen du kan redigere eksisterende felter i rapporten, som tilføjer nye fra kildetabellen.

Bare klik på fanen Design, og i gruppen Funktioner, klikke på Tilføj eksisterende felter.
Ser sådan her ud (til højre) en liste over felter til rådighed for visning i tabellen.
Ved at klikke på hvert af områderne og trække på den side af den betænkning, vi har tilføjet nye felter, sortere og redigere frit i indhold og form.

Efter at have foretaget de nødvendige ændringer til rapporten, kan du få vist det, og eventuelt at udskrive rapporten.